เรื่องสำคัญที่มักจะถูกมองข้าม เพราะเห็นเป็นสิ่งเล็กน้อย แต่เชื่อหรือไม่ ว่าการบันทึกข้อมูล เป็นต้นตอปัญหาสำคัญอย่างหนึ่งต่อประสิทธิภาพการจัดการลอจิสติกส์ในองค์กร
กระบวนการลอจิสติกส์อย่างหนึ่งคือการไหลของข้อมูล ซึ่งข้อมูลจะไหลไปไหนต่อไหน ก็ต่อเมื่อคนทำงานใส่มันลงไปในกระบวนการ ถ้าคนไม่ใส่ ข้อมูลก็จะกลายเป็นมวลสาร ที่ล่องลอยอยู่ในอากาศเท่านั้นเอง แต่ถ้าใส่แล้วไม่ถูกต้อง ก็เหมือนสั่งข้าวกะเพราไก่ ไข่ดาว แต่ได้ข้าวกะเพราไก่ ไข่เจียวนั่นแหละ
มีครั้งหนึ่ง ได้เคยเข้าไปให้คำปรึกษาด้านการปรับปรุงประสิทธิภาพคลังสินค้าแก่องค์กรหนึ่ง หลังจากที่ได้รวบรวมข้อมูล ข้อเท็จจริงต่างๆ แล้ว สิ่งที่ค้นพบสาเหตุของความวุ่นวายและการทำงานซ้ำซ้อนในคลังไม่ใช่เรื่องระบบคลัง เพราะมีบาร์โค้ด มีสต๊อคการ์ด มีโลเคชั่น แต่สิ่งที่ไม่มีคือพนักงานไม่บันทึกข้อมูลในระบบอย่างถูกต้อง บางครั้งผ่านไปเป็นอาทิตย์แล้วค่อยมาบันทึกกันที่หลัง บางครั้ง แก้ตัวเลขกันเอง บางครั้ง ข้อมูลที่บันทึกไม่เคยตรวจสอบว่าถูกต้องหรือไม่ อย่างนี้การไหลของข้อมูล ก็จะกลายเป็นการกักข้อมูล ใครจะต้องนำข้อมูลไปใช้ต่อโดยเฉพาะฝ่ายขาย ก็ได้ข้อมูลแบบผิด ๆ ไป สุดท้าย ก็กลายเป็นปัญหาใหญ่ ทะเลาะกันไม่สิ้นสุด
เหมือนน้ำท่วมแหละ ถ้ามีทางให้น้ำไหล น้ำก็จะไปของมันเรื่อย ๆ แต่ถ้ามีใครกักน้ำไว้ เมื่อน้ำไม่มีทางไป มันก็จะมากขึ้น มากขึ้น จนท่วม เดือดร้อนกัน โทษกันไปมา
การบันทึกข้อมูลจึงมีความสำคัญอย่างไร บ้าง
เซลล์รู้ว่ามีของอะไรให้ขาย และอะไรไม่มี
เซลล์รู้ว่าของมีต้องขายเท่าไหร่ และจะส่งให้ลูกค้าได้เมื่อไหร่
โรงงานรู้ว่าต้องผลิตมาเติมเต็มในคลังให้เท่าไหร่ เพื่อให้พอขาย เวลาที่ลูกค้าอยากได้
จัดซื้อรู้ว่าต้องสั่งวัตถุดิบเข้ามาเมื่อไหร่ เพื่อให้โรงงานผลิตสินค้าได้
วางแผนรู้ว่าต้องประสานงานเมื่อไหร่ให้มีวัตถุดิบพร้อมผลิตและมีของให้เซลล์ขาย
ผู้บริหารรู้ว่าเงินจมกับสินค้าในคลังเท่าไหร่ ซื้อวัตถุดิบมาตุนมากไปหรือเปล่า ของค้างในโรงงานมากแค่ไหน และสำคัญ มีกี่ออเดอร์ที่ส่งลูกค้าไม่ทันตามที่ลูกค้าอยากได้ จนอาจทำให้เสียรายได้
หากไม่มีข้อมูล คุณก็ตอบคำถามข้างต้นไม่ได้ เมื่อตอบไม่ได้ คุณก็ไม่รู้ว่าปัญหามันอยู่ตรงไหนกันแน่
หลายองค์กร ไม่สร้างความตระหนักให้กับพนักงาน ว่าการบันทึกข้อมูลมีความสำคัญมากแค่ไหน ต้องทำรวดเร็วแค่ไหน การปล่อยให้เวลาเนิ่นนานแล้วจึงมาบันทึกข้อมูลนั้น มีผลกระทบอย่างใหญ่หลวงอย่างไร เพราะผู้ที่เป็นหัวหน้างานหรือผู้บริหารไปมองเรื่องอื่นที่เห็นว่าสำคัญกว่า เช่น มีของในสต๊อคเท่าไหร่ดีถึงจะพอขาย ของในสต๊อคต้องไม่ล้นจนทุนจม เป็นต้น
ดังนั้นแล้ว คำถามที่ต้องถามหากองค์กรของคุณกำลังต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพด้านลอจิสติกส์ ก็คือ ข้อมูลที่คุณมีถูกต้องหรือไม่ และอัพเดทล่าสุดแล้วหรือยัง
เรื่องเล็กน้อยที่มองข้าม แต่ก็อาจทำให้เลือดไหลหมดตัวได้
กูรู้ กูรู ลอจิสติกส์ โดย อ.อินทิรา สิทธิเวช
https://www.facebook.com/LogisticsGooRoo
https://www.facebook.com/LogisticsGooRoo
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น